Politique de Confidentialité

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont la société Lysia SAS (ci-après « Lysia » ou « nous ») traite les données à caractère personnel dans le cadre de l'utilisation du service Doceris et du site associé.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données à caractère personnel est :

2. Données collectées

Dans le cadre de l'utilisation du Service, nous pouvons être amenés à collecter les catégories de données suivantes :

• Données d'identification : nom, prénom, civilité, fonction, société.
• Données de contact : adresse e-mail professionnelle, téléphone, adresse postale.
• Données professionnelles : informations sur l'organisme de formation, l'activité, les équipes.
• Données de connexion : identifiants, logs de connexion, adresse IP, type de navigateur, pages consultées.
• Données liées à l'usage du Service : contenu saisi dans l'outil, documents, pièces jointes, factures, contrats, informations relatives aux stagiaires ou aux formations.
• Données de facturation : coordonnées de facturation, montant, mode de paiement (hors données de carte bancaire qui sont gérées par un prestataire de paiement sécurisé).

3. Finalités du traitement

Les données collectées sont utilisées pour les finalités suivantes :

• Création et gestion des comptes utilisateurs.
• Fourniture du Service Doceris, exécution des fonctionnalités souscrites.
• Gestion de la relation client : support, assistance, suivi contractuel.
• Facturation, comptabilité, gestion des paiements et recouvrements.
• Amélioration du Service : analyse de l'usage, statistiques internes, correction d'anomalies.
• Sécurité du Service : détection d'activités suspectes, prévention de la fraude.
• Envoi d'informations relatives au Service (mises à jour, évolutions, alertes techniques).
• Envoi d'informations commerciales (newsletter, communications marketing), sous réserve de votre consentement lorsque celui-ci est requis.

4. Bases légales du traitement

Les traitements décrits ci-dessus reposent sur les bases légales suivantes :

• Exécution du contrat : pour la création et la gestion du compte, l'accès au Service, la facturation, le support.
• Intérêt légitime : pour la sécurisation de la plateforme, la prévention de la fraude, l'amélioration continue du Service.
• Obligation légale : pour la conservation de certaines données de facturation et comptables.
• Consentement : pour l'envoi de communications marketing lorsque requis.

5. Destinataires des données

Les données sont destinées aux services internes de Lysia SAS intervenant dans la fourniture du Service (support, technique, facturation, etc.) ainsi qu'à certains prestataires dûment habilités :

• Hébergeur et prestataires techniques (infrastructure, emails transactionnels, etc.).
• Prestataire de paiement (pour le traitement sécurisé des paiements en ligne).
• Outils d'analyse et de monitoring technique.
• Eventuels conseils externes (avocats, experts-comptables) lorsque cela est nécessaire.

Les données ne sont pas revendues à des tiers. Elles ne font l'objet de partages que dans le cadre strict de la fourniture du Service ou du respect des obligations légales.

6. Sous-traitance

Lorsque Lysia SAS fait appel à des sous-traitants au sens du RGPD pour traiter des données personnelles pour son compte, elle s'assure que ces derniers présentent des garanties suffisantes en matière de sécurité et de confidentialité et qu'un contrat de sous-traitance conforme au RGPD est conclu.

7. Durée de conservation

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées :

• Données de compte et de contrat : pendant toute la durée du contrat, puis archivées pour la durée de prescription légale applicable.
• Données de facturation : 10 ans (obligations légales).
• Logs techniques et de connexion : jusqu'à 12 mois maximum, sauf obligation particulière.
• Données utilisées à des fins de prospection : jusqu'à 3 ans après le dernier contact actif.

8. Transferts hors Union européenne

Certains prestataires peuvent être situés hors de l'Union européenne. Dans ce cas, Lysia SAS s'assure que le transfert repose sur un mécanisme légal approprié (clauses contractuelles types, décision d'adéquation, etc.) et que des garanties suffisantes sont en place pour la protection des données personnelles.

9. Vos droits

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès à vos données personnelles.
• Droit de rectification des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement de vos données, dans les limites prévues par la loi.
• Droit d'opposition au traitement de vos données, pour des motifs légitimes.
• Droit à la limitation du traitement dans certains cas.
• Droit à la portabilité de vos données, lorsque cela est applicable.

Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter : privacy@doceris.fr.

10. Cookies et traceurs

Le site Doceris et le Service peuvent utiliser des cookies et traceurs pour :

• assurer le bon fonctionnement du site (cookies techniques) ;
• mesurer l'audience et les performances (cookies de mesure d'audience) ;
• éventuellement personnaliser le contenu ou les communications.

Vous pouvez gérer vos préférences relatives aux cookies via les paramètres de votre navigateur.

11. Sécurité

Lysia SAS met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité de vos données et prévenir toute perte, altération, divulgation ou accès non autorisé.

12. Modifications

La présente politique peut être amenée à évoluer. Toute modification substantielle vous sera notifiée par email ou via l'interface du Service.

13. Réclamation

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) :