BPF 2026 : remplir votre Bilan Pedagogique et Financier

Qu'est-ce que le BPF et qui est concerné ?

Le bilan pédagogique et financier est un document annuel défini par l'article L.6352-11 du Code du travail. Il récapitule l'ensemble de l'activité de formation d'un organisme de formation sur l'année civile écoulée : nombre de stagiaires formés, nombre d'heures dispensées, nature des actions, sources de financement et résultats financiers liés à l'activité de formation.

Sont concernés par cette obligation :

• Tous les organismes de formation titulaires d'un NDA actif, qu'ils soient déclarés sous statut associatif, commercial ou public
• Les CFA (centres de formation d'apprentis), qui disposent d'un régime déclaratif spécifique mais restent soumis à des obligations voisines
• Les prestataires de bilan de compétences et de VAE déclarés en tant que tels

Sont exemptés les organismes n'ayant réalisé aucune action de formation au cours de l'année, à condition d'en informer la DREETS. En revanche, un OF ayant une activité même marginale — une seule session, un seul stagiaire — reste soumis à l'obligation de dépôt.

Le BPF est transmis via le portail en ligne de la DREETS territorialement compétente (selon le siège social de l'organisme). Depuis plusieurs années, la dématérialisation est la norme : le formulaire Cerfa n°10443 est saisi directement en ligne.

Calendrier et délais : ne ratez pas la date du 30 avril 2026

Le calendrier du BPF est fixe et sans dérogation habituelle. Pour l'activité réalisée en 2025, le dépôt doit intervenir avant le 30 avril 2026. Ce délai s'applique à l'ensemble des organismes de formation, quelle que soit leur taille ou leur structure juridique.

Voici les jalons à respecter pour anticiper sereinement :

• **Janvier 2026** : clôture de l'exercice comptable 2025, arrêt des données pédagogiques et financières définitives
• **Février 2026** : consolidation des données par action, par financeur, par type de public
• **Mars 2026** : saisie et vérification du formulaire en ligne, réconciliation avec la comptabilité
• **Avant le 30 avril 2026** : dépôt officiel sur le portail de la DREETS compétente

Un dépôt tardif ou une absence de dépôt expose l'organisme à une mise en demeure, puis à une procédure de retrait du NDA. La DREETS peut également procéder à un contrôle approfondi si les données déclarées sont incohérentes ou manifestement incomplètes. En cas de fusion, cession ou cessation d'activité en cours d'année, des règles spécifiques s'appliquent : renseignez-vous auprès de votre DREETS dès que la situation se présente.

Les données à collecter : le détail de chaque rubrique du formulaire

Le formulaire BPF est structuré en plusieurs blocs qu'il faut alimenter avec précision. Voici les principales rubriques et les données sources à mobiliser.

Bloc 1 — Identification de l'organisme NDA, raison sociale, forme juridique, coordonnées du responsable légal, code APE. Ces informations doivent correspondre exactement à celles enregistrées auprès de la DREETS.

Bloc 2 — Activité pédagogique C'est le cœur du BPF. Vous devez renseigner :

• Le nombre total de stagiaires ayant suivi au moins une action de formation
• Le nombre d'heures-stagiaires dispensées (heures de formation × nombre de participants)
• La répartition par type d'action : formation continue, bilan de compétences, VAE, apprentissage
• La répartition par public : salariés, demandeurs d'emploi, particuliers, agents publics
• Le nombre de formateurs employés et intervenants extérieurs

Bloc 3 — Données financières Uniquement les produits et charges liés à l'activité de formation (à distinguer des autres activités si l'organisme a une activité mixte) :

• Chiffre d'affaires formation par source : entreprises, OPCO, CPF (via la Caisse des Dépôts), France Travail (ex-Pôle Emploi), Régions, État, particuliers
• Charges pédagogiques : rémunération des formateurs, coûts de sous-traitance, achats de contenus
• Charges de structure affectées à la formation

Bloc 4 — Certifications et habilitations Mentionnez vos certifications actives : Qualiopi, certifications enregistrées au RNQ (RNCP, RS), habilitations spécifiques (CléA, Tosa, etc.).

La cohérence entre ces blocs est cruciale. La DREETS dispose d'outils de croisement avec les données OPCO et CPF : un écart significatif peut déclencher une demande d'explication ou un contrôle.

Les erreurs les plus fréquentes et comment les éviter

Après plusieurs années d'accompagnement d'organismes de formation, les mêmes erreurs reviennent systématiquement lors du remplissage du BPF. En voici les principales, avec les corrections à apporter.

Erreur n°1 : Confondre stagiaires et inscriptions Le BPF demande le nombre de stagiaires distincts, pas le nombre d'inscriptions. Un apprenant ayant suivi 3 formations dans l'année compte pour 1 stagiaire. Beaucoup d'OF déclarent le nombre de lignes d'inscription, ce qui gonfle artificiellement les chiffres.

Erreur n°2 : Négliger les heures-stagiaires Le calcul doit être : durée de la formation (en heures) × nombre de participants effectifs (pas les inscrits). Les abandons en cours de formation doivent être pris en compte au prorata des heures réellement suivies.

Erreur n°3 : Mélanger les produits formation et les produits annexes Si l'OF vend également du conseil, du coaching non déclaré comme formation, ou d'autres prestations, ces revenus ne doivent pas figurer dans le BPF. Seule l'activité de formation déclarée est concernée.

Erreur n°4 : Oublier les actions sous-traitées Si vous avez réalisé des actions en tant que sous-traitant d'un autre OF, ces heures et ces stagiaires doivent être inclus dans votre BPF. À l'inverse, si vous avez sous-traité des actions à des tiers, ne comptabilisez que la partie que vous avez vous-même animée.

Erreur n°5 : Ne pas réconcilier avec la comptabilité Les chiffres financiers du BPF doivent être cohérents avec votre bilan comptable. Un expert-comptable ou un responsable financier doit valider le bloc financier avant dépôt.

Erreur n°6 : Déposer sans vérifier le NDA Vérifiez que votre NDA est toujours actif au moment du dépôt. Un NDA suspendu ou en cours de renouvellement peut bloquer la procédure en ligne.

BPF et Qualiopi : quels liens entre les deux obligations ?

Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour tout organisme souhaitant accéder aux financements publics et mutualisés (OPCO, CPF, France Travail, Régions). Le BPF et Qualiopi sont deux obligations distinctes, mais elles s'alimentent mutuellement et leur cohérence est examinée.

Voici les points d'articulation à surveiller :

• **Le critère 32 de Qualiopi** porte sur la mesure de la satisfaction des parties prenantes. Les données collectées à cette fin (taux de satisfaction, taux de complétion, taux de réussite aux certifications) peuvent utilement enrichir le BPF et témoigner d'une activité bien documentée.
• **Les indicateurs Qualiopi** relatifs aux publics accueillis et aux résultats obtenus doivent être cohérents avec les chiffres déclarés dans le BPF. Un auditeur Qualiopi peut demander à consulter votre BPF lors d'un audit de surveillance ou de renouvellement.
• **Le RNQ (Référentiel National Qualité)** impose une traçabilité des actions de formation. Cette même traçabilité est la source naturelle des données du BPF.

En pratique, un organisme certifié Qualiopi dispose déjà de la majorité des données nécessaires au BPF, à condition que son système de gestion soit bien configuré. La certification Qualiopi n'exempte pas du BPF, mais elle crée les conditions d'un remplissage plus fiable.

Attention : un organisme non certifié Qualiopi mais toujours titulaire d'un NDA reste soumis au BPF. La perte de Qualiopi n'entraîne pas automatiquement la perte du NDA, mais réduit drastiquement les sources de financement mobilisables.

Cas particuliers : CFA, multi-sites et organismes en création

Le BPF standard s'applique aux OF classiques, mais plusieurs situations particulières méritent une attention spécifique.

Les CFA (Centres de Formation d'Apprentis) Les CFA sont soumis à des obligations déclaratives propres, notamment via le DECA (Dépôt et délivrance des contrats d'apprentissage) et les remontées de données vers France Compétences. Leur BPF présente des spécificités liées au financement par les niveaux de prise en charge (NPEC) fixés par France Compétences. Les heures d'apprentissage et les effectifs d'apprentis font l'objet d'une rubrique dédiée.

Les organismes multi-sites Un OF avec plusieurs établissements dépose un BPF unique au titre de son siège social, couvrant l'ensemble des sites. Les données doivent être consolidées au niveau national. Si des sites sont juridiquement distincts (filiales, associations indépendantes), chaque entité dépose son propre BPF.

Les organismes créés en cours d'année Un organisme ayant obtenu son NDA en cours d'année 2025 doit déposer un BPF partiel couvrant uniquement la période d'activité effective. Si aucune action n'a été réalisée avant le 31 décembre 2025, une déclaration de non-activité suffit, mais elle doit être transmise.

Les organismes en cessation d'activité En cas de fermeture de l'OF en 2025, un BPF doit quand même être déposé pour l'activité réalisée jusqu'à la date de cessation. La DREETS doit également être informée de la cessation pour procéder à la radiation du NDA.

Les OF sous-traitants exclusifs Certains organismes travaillent exclusivement comme sous-traitants d'autres OF (sans facturer directement les apprenants ni les financeurs). Ils restent soumis au BPF et doivent déclarer l'activité réalisée, même si les flux financiers transitent par l'OF donneur d'ordre.

Bonnes pratiques pour préparer votre BPF tout au long de l'année

Le BPF ne se prépare pas en avril. Les organismes qui le remplissent sans difficulté sont ceux qui ont mis en place une collecte continue de données pédagogiques et financières. Voici les pratiques à adopter dès janvier 2025 pour préparer sereinement le BPF 2026.

Structurer vos données dès la création d'une session Chaque action de formation doit être enregistrée avec les informations requises pour le BPF : type d'action, public cible, durée, nombre de participants, financeur. Ne laissez pas de champs vides dans votre logiciel de gestion.

Séparer les flux financiers par source de financement Dans votre comptabilité ou votre logiciel de gestion, identifiez clairement les recettes par financeur : OPCO, CPF, France Travail, Région, entreprise directe, particulier. Cette granularité est indispensable pour le bloc financier du BPF.

Clôturer chaque session proprement Une session terminée doit être clôturée avec les émargements finaux, le nombre de participants effectifs, et les évaluations. Ces données alimenteront directement les rubriques du BPF.

Faire un point trimestriel À fin mars, juin, septembre, faites un état d'avancement : combien de stagiaires, combien d'heures, quel chiffre d'affaires formation. Cela évite les surprises en janvier et permet de détecter d'éventuelles incohérences.

Impliquer votre comptable en amont Ne découvrez pas en mars que votre comptable a enregistré certaines prestations différemment de ce que vous avez déclaré dans votre logiciel. Un point en fin d'année avec votre expert-comptable sur la séparation activité formation / hors formation est indispensable.

Archiver les pièces justificatives La DREETS peut demander les pièces justifiant les données du BPF pendant 5 ans. Conservez les contrats de formation, conventions, factures OPCO, états de présence et émargements de façon organisée et accessible.

Questions fréquentes